Requisitos del proveedor

En todos los casos en que el personal de un proveedor ingrese a la propiedad del Distrito de Riego de Turlock para realizar reparaciones, instalaciones, mantenimiento, construcciones, etc., el Distrito exige un seguro de responsabilidad civil general y un seguro de responsabilidad civil para vehículos. Se requiere el certificado de seguro, el cual debe incluir al Distrito de Riego de Turlock como "Asegurado Adicional" y debe incluir cobertura de seguro de compensación laboral.

Cuando se requiera seguro en una Orden de Compra, se le proporcionarán al proveedor todos los requisitos de cobertura. Algunos proveedores hacen que sus aseguradoras emitan el Certificado para cubrir “todas las operaciones” del Distrito, lo que elimina la necesidad de proporcionar un Certificado de Seguro para cada proyecto. Comuníquese con la Oficina de Compras al (209) 883-8401 para obtener más información sobre este requisito.

En el proceso de licitación se utilizan especificaciones escritas para describir el nivel de calidad requerido para la compra. Salvo que se especifique lo contrario, toda la mercancía adquirida es nueva y sin usar.

Además de las especificaciones, en el formulario de solicitud de ofertas se detallan ciertos términos y condiciones que rigen las compras. El contrato se adjudica al proveedor que cumpla con todas las especificaciones, términos y condiciones, incluidos los plazos de entrega, y que ofrezca el precio más bajo. Se valoran los descuentos por pronto pago y los descuentos por plazo, los cuales pueden considerarse en la evaluación de la adjudicación.

Las fianzas de licitación, pago y cumplimiento solo se exigen cuando es absolutamente necesario para proteger los intereses del Distrito. Pueden requerirse en ciertos proyectos, dependiendo de la complejidad de la contratación y su valor económico.

Una Orden de Compra Global (OCG) permite a un proveedor vender bienes al Distrito según sea necesario, a precios específicos o bajo una fórmula de precios específica, durante un período determinado (generalmente un año o más). Un proveedor que posea una OCG no podrá enviar los bienes hasta que un empleado autorizado del Distrito emita una autorización escrita o verbal para los bienes específicos que se suministrarán conforme a la OCG. Solo se podrán comprar los artículos descritos en la OCG. El proveedor debe incluir el número de OCG en todas las facturas y la documentación.

La orden de compra constituye el contrato del distrito con el proveedor. Por lo tanto, cualquier modificación a dicho contrato debe constar por escrito y estar autorizada por el personal de compras.

El Distrito está exento del impuesto federal sobre el consumo según la ley federal. Sin embargo, los precios cotizados por los proveedores deben incluir el impuesto estatal sobre las ventas de California. Salvo que se indique lo contrario, todos los impuestos aplicables deben incluirse en las facturas. El impuesto sobre las ventas de California se paga directamente a los proveedores de fuera del estado, siempre que estos cuenten con la licencia para recaudarlo. Si un proveedor de fuera del estado no recauda el impuesto sobre las ventas, el Distrito debe pagarlo directamente al Estado de California.

El Distrito prefiere que ningún empleado acepte regalos o gratificaciones de ningún proveedor o posible proveedor.

Se considerarán proveedores locales si la calidad, el precio y demás condiciones pertinentes son equivalentes. Se entiende por proveedor local a toda empresa establecida dentro del área de servicio del Distrito.

Las especificaciones del distrito definen la calidad y el rendimiento requeridos para cada compra. Las desviaciones de las especificaciones conllevan el rechazo del envío. Además de las verificaciones de calidad en el momento de la entrega, las compras están sujetas a inspección para comprobar su conformidad con las especificaciones. Dichas inspecciones pueden realizarse en la planta del proveedor, en el momento de la entrega o cuando los artículos se utilizan posteriormente para su propósito previsto. El historial de cumplimiento de las especificaciones por parte del proveedor es un factor importante a la hora de evaluar las fuentes de compra.